Laatst bijgewerkt: 22-09-2021

In de loop van de tijd hebben de vooruitgang van internet, technologie en digitalisering het leven fundamenteel gemakkelijker gemaakt. De tijdrovende en vaak zenuwslopende bijverschijnselen van de verschillende analoge processen behoren nu grotendeels tot het verleden. Niet alleen jongere mensen die met die tijdgeest zijn opgegroeid, maar ook oudere generaties kunnen deze voordelen optimaal in hun dagelijks leven verwerken.

Hoewel aspecten als communicatie, consumptie en media in dit verband onmiddellijk genoemd worden, heeft de huidige ontwikkeling ook enkele voordelen vanuit praktisch oogpunt. Dit houdt enigszins verband met het contractsysteem. Overeenkomsten van de meest uiteenlopende soorten waren of zijn nog steeds gedeeltelijk afhankelijk van handgeschreven handtekeningen. Intussen kunnen handtekeningen echter ook digitaal worden aangemaakt en bijdragen tot de versnelling van organisatieprocessen.




Belangrijk om te weten

  • Een digitale handtekening is een persoonlijke handtekening in virtuele vorm. Wettelijk is het gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen.
  • Als je een digitale handtekening wilt, zijn er verschillende mogelijkheden om uit te kiezen. Afhankelijk van het vertrouwelijke karakter van de zaak zijn extra veiligheidsmaatregelen nodig.
  • Het wettelijke kader voor een digitale handtekening geldt in de hele Europese Unie. Buiten dit gebied is het raadzaam vooraf de afzonderlijke wetgeving te controleren.

Definitie: Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een nieuwe vorm van de bekende, typisch handgeschreven handtekening. Een belangrijk voordeel hiervan is dat het nu mogelijk is om helemaal zonder papier te doen in combinatie met wettelijke overeenkomsten.

Tegenwoordig is er een zeer ruime keuze aan mogelijkheden om een digitale handtekening te maken. Beperkingen op speciale software, apparatuur of zelfs besturingssystemen zijn in dit verband vrijwel onbestaande. Het zal waarschijnlijk nog wel even duren voor handgeschreven handtekeningen helemaal uitgestorven zijn. Maar met de sterke toename van het aantal contractuele onderhandelingen is het nu al de moeite waard om een digitale handtekening te zetten.

Gids: Vragen over digitale handtekeningen waarvan je de antwoorden moet kennen

Omdat “digitale handtekeningen” nog een betrekkelijk nieuw onderwerp zijn, komen de vragen die opkomen betrekkelijk vaak voor. Om je de nodige achtergrondkennis te geven, bevelen we je onze volgende, gedetailleerde antwoorden op die vragen aan.

Welke soorten digitale handtekeningen zijn er?

Digitale handtekeningen kunnen op veel verschillende manieren gebruikt worden. Je kunt de voordelen van dit concept bijvoorbeeld gebruiken voor bestellingen, protocollen, contracten of certificaten. Een digitale handtekening is echter niet altijd een digitale handtekening. Er zijn drie verschillende soorten verkrijgbaar, die we hieronder nader toelichten.

De eenvoudige elektronische handtekening

Zoals je al uit de naam kunt afleiden, is dit een relatief ongecompliceerde vorm van digitale handtekening. In dit geval hoef je je niet aan speciale eisen te houden wat vorm en inhoud betreft. Het belangrijkste doel van deze variant is om jou of andere afzenders van een bericht of document duidelijk herkenbaar te maken. In het geval van informele overeenkomsten of structuren binnen een bedrijf, kun je deze optie zonder aarzelen overwegen.

Uit juridisch oogpunt kan de eenvoudige elektronische handtekening echter een probleem blijken te zijn. Dit is vooral te wijten aan het feit dat rechtbanken hun bewijskracht in individuele gevallen heel verschillend wegen. (Image source: Pixabay / WilliamCho)

Het zetten van een eenvoudige elektronische handtekening gebeurt in principe zonder enige identiteitscontrole. Het is dus alleen al wat de uitvoering betreft een zeer gebruikersvriendelijke methode. Het maken van een verificatiedocument dat bevestigt dat de handtekening werkelijk van jou afkomstig is, is niet verplicht. Maar om juridische moeilijkheden bij een incident te vermijden, moet je ernstig overwegen zo’n document op te stellen.

De geavanceerde elektronische handtekening

In tegenstelling tot de eenvoudige digitale handtekening vind je in deze context zeer hoge eisen. Dit is vooral het geval in verband met identiteitscontrole – daardoor wordt de bewijskracht in rechtszaken veel hoger ingeschat.

De geavanceerde elektronische handtekening moet duidelijk aan de ondertekenaar gekoppeld zijn.

Deze variant van de digitale handtekening wordt gebruikt voor documenten die een wat grotere juridische reikwijdte hebben. Dit kunnen bijvoorbeeld huur- of pachtovereenkomsten zijn, maar ook contracten voor het oprichten van rechtsvormen. Bij octrooien, auteursrechtzaken en de registratie van handelsmerken vind je meestal ook de geavanceerde elektronische handtekening. Ook verzekeringspolissen van allerlei aard behoren gewoonlijk tot het toepassingsgebied.

Als bewijs van echtheid kan ofwel de identiteitskaart van de auteur worden geraadpleegd, ofwel een overeenkomstig verificatiedocument worden toegezonden.

De gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening is de hoogste en veiligste vorm van digitale handtekening. De eisen zijn nog specifieker. Door deze algemene omstandigheden is het gewoonlijk vrij zeldzaam dat deze handtekening als identificatie gebruikt wordt.

Zowel voor de verificatie van de identiteit van de ondertekenaar als voor de bewaring van de handtekeningssleutel moet aan zeer bijzondere eisen worden voldaan. Met die vorm van digitale handtekening geniet je echter de hoogste vorm van bewijslast in rechtszaken.
Om een gekwalificeerde elektronische handtekening te kunnen gebruiken, moet je eerst een certificering verkrijgen. Er zijn een aantal aanbieders die je identiteit koppelen aan een openbare handtekeningensleutel. De aanvraag moet schriftelijk worden ingediend en vergezeld gaan van een overgelegd identificatiebewijs.

Documenten die met deze vorm van digitale handtekening gevalideerd worden, hebben over het algemeen ook een wat hogere vorm van geheimhouding. Ze worden vooral gebruikt voor allerlei officiële transacties, zoals aanvragen bij het handelsregister, jaarrekeningen of accountantsverklaringen. Voor het verlenen van wettelijke volmachten of ook voor het openen van een bankrekening zijn de zekerheden van deze vorm van digitale handtekening nodig.

Kan een digitale handtekening gratis gemaakt worden?

Als je geïnteresseerd bent in je eigen digitale handtekening, hoef je niet per se een financiële investering te doen. In principe heb je alleen je eigen computer en typische software programma’s nodig.

“Office” programma’s zoals “Outlook” of “Word” bijvoorbeeld bevatten functies waarmee zelfstandig een digitale handtekening gemaakt kan worden. In principe is het ook mogelijk vooraf de kleur, dikte of het contrast van het handschrift in te stellen. In dit verband moet je misschien overwegen om extra hardware aan te schaffen, althans op korte termijn.

Het gebruik van een USB pen en pad kan gemakkelijker zijn dan het gebruik van een computermuis.

Als alternatief kun je ook een beeldbewerkingsprogramma gebruiken. Als “Photoshop” op dit moment niet beschikbaar is, kan een afgeslankte optie als “Gimp” de klus zonder problemen klaren. Dit geeft je meestal de mogelijkheid om details van je handtekening preciezer of gedetailleerder te bewerken.

Is het mogelijk om een digitale handtekening te maken met een scanner?

Als je een handgeschreven handtekening hebt die je in de toekomst digitaal wilt gebruiken, kun je de scanner ook als tussenhulp voor de digitale handtekening gebruiken. In het algemeen moet je opmerken dat het papier bij voorkeur wit moet zijn en een resolutie van minstens 300 dpi moet hebben.

Dankzij uitgebreide interfaces en functies kun je de scanner gemakkelijk integreren in een groot aantal bestandsformaten. Dit omvat eenvoudige toepassingen zoals Microsoft Word teksten, maar ook bestanden in *pdf formaat.

In deze context moet je je echter bewust zijn van enkele basisvoorwaarden. Vanuit juridisch oogpunt is deze variant niet hetzelfde als de typische digitale handtekening. (Image source: pixabay / Free-Photos)

Dit komt vooral doordat er geen digitale verbinding is en dus identificatie mogelijk is – zelfs met de eenvoudige elektronische handtekening dient je IP adres tenminste als referentie. Deze optie wordt echter alleen aanbevolen in verband met transacties van geringe waarde. Maar zelfs in die gevallen raden we je aan een verificatiedocument op te stellen.

Kan ik ook een digitale handtekening maken met mijn mobiele telefoon?

Zoals reeds gezegd heeft de digitalisering een aantal voordelen met zich meegebracht voor de vereenvoudiging van het dagelijks leven. Dit geldt ook voor de ondertekening en goedkeuring van verschillende documenten. Met de huidige stand van de technologie kun je deze stap ook onderweg uitvoeren – mobiele toestellen en digitale handtekeningen zijn probleemloos te combineren.

Om deze stap te kunnen uitvoeren, maakt het niet uit of je besturingssysteem “Android” of “iOS” heet. In het laatste geval is het bijvoorbeeld geen enkel probleem om binnen de mail app een digitale handtekening te maken. Hier zijn verschillende virtuele pen gereedschappen beschikbaar die het mogelijk maken om zonder enige belemmering een individuele handtekening te maken.

Helaas biedt het Android besturingssysteem nog geen directe tegenhanger. Toch kun je nog steeds een elektronische handtekening maken met je smartphone of tablet. Om dit te doen kun je de “Fill & Sign” app van de firma “Adobe” gebruiken. In deze interface kunnen documenten van allerlei aard geopend en virtueel ondertekend worden. Je moet echter een kleine investering doen om de dienst voor langere tijd te kunnen gebruiken.

Wat valt er nog te zeggen over de rechtsgeldigheid van digitaal gemaakte handtekeningen?

Hoewel het onderwerp rechtsgeldigheid in verband met digitale handtekeningen al is aangestipt, is het toch belangrijk in dit verband ook andere aspecten te vermelden. Zo zijn bijvoorbeeld de bovengenoemde kadervoorwaarden in de hele Europese Unie geldig. Verantwoordelijk hiervoor is de zogenaamde eIDAS-verordening, die elektronische handtekeningen van allerlei aard hun geldigheid verleent.

Ook in de VS zijn elektronische handtekeningen gelijk aan handgeschreven handtekeningen. Dit beginsel is vastgelegd in de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA). (Image source: unsplash / Nik Shuliahin)

Als digitale handtekeningen in combinatie met andere landen gebruikt gaan worden, is het de moeite waard om vooraf de juridische randvoorwaarden grondig te controleren. In de meeste geïndustrialiseerde landen wordt deze vorm van ondertekening algemeen erkend. Om onaangename verrassingen te voorkomen, moet je in elk geval dit advies van ons opvolgen.

Conclusie

Het maken van een digitale handtekening kan op vele manieren voordelig blijken. Het is niet langer nodig om moeizaam contracten en andere documenten af te drukken, ze te ondertekenen en ze dan weer in te scannen voor wereldwijde uitwisseling. Omdat dit je ook een voordeel geeft in termen van rechtsgeldigheid, zou je deze optie moeten overwegen, vooral bij veelvuldige uitwisselingen van verschillende documenten.

Hoezeer dit ook een voordeel is, het onderwerp van digitale handtekeningen moet met zorg benaderd worden. Afgezien van de juridische implicaties en het belang van je documenten, wordt niet elke soort digitale handtekening aanvaard. Om ook hier problemen te voorkomen, moet je bij twijfel naar de vereiste randvoorwaarden vragen. Zo voldoe je niet alleen aan de wettelijke eisen, maar krijg je ook de best mogelijke beveiligingsstandaard.

Beeldbron: 123rf / Olena Yakobchuk

Waarom kun je me vertrouwen?

Recensies