Laatst bijgewerkt: 22-09-2021

In veranderende tijden krijgen bedrijven ook te maken met nieuwe uitdagingen. Het onderwerp digitalisering is nu bijzonder belangrijk, nu veel werknemers en werkneemsters steeds meer van overal en op elk tijdstip willen werken.

Werken in een thuiskantoor speelt in deze context ook een belangrijke rol, omdat werknemers zo flexibel en vrij mogelijk willen kunnen werken en niet aan een vaste werkplek gebonden willen zijn. In de strijd om nieuwe werknemers wordt de digitale werkplek ook een van de belangrijkste criteria waaraan bedrijven moeten voldoen om in de concurrentiestrijd te overleven.




Belangrijk om te weten

  • De digitale werkplek staat voor een centraal werkplatform dat alle gegevens, informatie en toepassingen beschikbaar maakt voor de werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden. Er is praktisch sprake van een digitalisering van bedrijfsprocessen en gegevens.
  • Een centraal werkplatform maakt bijzonder efficiënte en eenvoudige werkprocessen mogelijk en vereenvoudigt ook de communicatie van de verschillende interfaces van het bedrijf. Projecten en werkopdrachten kunnen zo sneller worden afgehandeld en, vooral, de tevredenheid van de werknemers kan toenemen.
  • De juiste en volledige invoering van de digitale werkplek is bijzonder belangrijk om alle voordelen te kunnen benutten en te zorgen voor een soepel en efficiënt proces.

Definitie: Wat is een digitale werkplek?

De digitale werkplek biedt zowel bedrijven als hun werknemers een servicegerichte en georganiseerde oplossing om op elk moment vanaf alle apparaten toegang te krijgen tot gegevens, toepassingen en informatie.

Eenvoudig gezegd is het een centraal werkplatform dat digitaal en onafhankelijk van de plaats beschikbaar is voor werknemers en ondernemers, en dat als het ware een uitbreiding is van het intranet naar de mobiele Werkplek 4.0.

Een digitale werkplek maakt plaatsonafhankelijk werken mogelijk. (Image source: pixabay.com / expresswriters)

Alle nodige hulpmiddelen, gegevens en gebieden zijn daar verenigd om een uitgebreide en plaatsonafhankelijke samenwerking mogelijk te maken. Veel werkstappen kunnen worden geautomatiseerd, taken kunnen worden geprioriteerd en werkprocessen kunnen gerichter en doelgerichter worden uitgevoerd. Tegelijk dient de digitale werkplek ook als een informatieplatform dat de werknemers kennis verschaft over verschillende bedrijfsprocessen of hun dagelijkse taken.

Een digitale werkplek is zinvol voor veel verschillende beroepsgroepen. Zelfs ziekenhuizen kunnen baat hebben bij zulke systemen om de werknemers te ondersteunen en hen zo meer tijd te geven om voor de patiënten te zorgen. Vooral wereldwijde bedrijven of bedrijven die op verschillende locaties werken kunnen dankzij een digitale werkplek meer flexibiliteit en productiviteit in alle bedrijfsprocessen brengen.

Copywriters, grafisch ontwerpers, online marketing managers maar ook beroepen in de logistiek, IT of e-commerce worden steeds meer gedigitaliseerd en kunnen dankzij de digitale werkplek praktisch overal ter wereld worden uitgeoefend – het enige wat nodig is, is de juiste technologie en apparatuur.

Achtergrond: Wat je moet weten over een digitale werkplek

Alvorens een digitale werkplek in te richten en in het bedrijf te integreren, moeten voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen worden en natuurlijk moet aan alle belangrijke eisen voldaan zijn. Over de mogelijkheden die een digitale werkplek biedt en welke toepassingen en hulpmiddelen nodig zijn om succesvol samen te werken, lees je in dit hoofdstuk.

Wat zijn de voordelen van een digitale werkplek?

De digitale werkplek biedt het bedrijf vele voordelen in een tijd waarin de digitalisering steeds verder voortschrijdt en werknemers steeds meer flexibel en vanuit elke plaats willen werken, bijvoorbeeld in een thuiskantoor.

Natuurlijk moeten bedrijven reageren op de digitale transformatie, want ze zijn in een voortdurende strijd om de beste werknemers. Maar als ze zulke werkoplossingen bieden, hebben ze een duidelijk voordeel ten opzichte van hun concurrenten en trekken ze meestal de beste werknemers aan.

Maar eerst en vooral moet en kan een digitale werkplek de samenwerking en dus ook de productiviteit van de werknemers aanzienlijk verhogen.

Werkplaats 4.0 kan ook een ondersteunend en versnellend effect hebben op de besluitvorming of op de verschillende processen in het dagelijkse werk, en de informatiestroom tussen de afzonderlijke afdelingen aanzienlijk verbeteren. Geïsoleerde oplossingen behoren nu tot het verleden door het gebruik van een centraal platform.

Tegelijk verhoogt zo’n servicegerichte oplossing ook de tevredenheid en inzet van veel medewerkers die al lang hunkeren naar een betere werkstroom en efficiënte samenwerking met verschillende afdelingen.

Door een vernieuwende, snelle en onafhankelijke manier van werken verliezen de werknemers bovendien niet meer zoveel tijd met het zoeken naar documenten of bestanden en kunnen ze dus zowel gerichter werken als taken sneller afwerken. Processen kunnen snel afgehandeld worden, wat natuurlijk ook de klanttevredenheid aanzienlijk verhoogt.

Bovendien bevordert een centraal werkplatform voor alle medewerkers ook de bedrijfsbrede uitwisseling van kennis, wat vooral voor wereldomspannende bedrijven of bedrijven met meerdere vestigingen een groot voordeel is en veel processen vereenvoudigt en verkort.

Wat zijn de eisen voor een digitale werkplek?

Om het eigenlijke doel van een digitale werkplek te bereiken, moet natuurlijk aan verschillende basiseisen worden voldaan, zodat alle voordelen ten volle kunnen worden benut. In de volgende paragrafen gaan we daarom wat dieper in op de verschillende eisen voor de werkplek van de toekomst.

Apparatuur

In principe moet een digitale werkplek toegang geven tot relevante informatie en gegevens via verschillende toegangsapparaten, zoals een PC, laptop, tablet of smartphone, ongeacht plaats en tijd – en in het beste geval ook met volledige prestaties en gebruiksvriendelijkheid.

Voor het gebruik van een digitale werkplek is daarom de juiste apparatuur het allerbelangrijkste. Een laptop of tablet en een webcam voor videoconferenties of een koptelefoon voor telefoneren behoren altijd tot de basisuitrusting. Dit zorgt ervoor dat de werknemer alle toestellen ook mobiel en onafhankelijk van de plaats kan gebruiken en niet meer per se aan zijn of haar bureau gebonden is.

De technische uitrusting van de werknemers moet goed genoeg zijn om zonder problemen videoconferenties mogelijk te maken. (Afbeelding bron: 123rf.com / rawpixel)

Toepassingen

Natuurlijk is in de eerste plaats de invoering van bedrijfstoepassingen zoals klantenrelatiebeheer (CRM) of enterprise resource planning (ERP) essentieel. Alle softwaresystemen moeten op het centrale werkplatform worden samengebracht en voor elke werknemer afzonderlijk worden vrijgegeven.

Communicatie-infrastructuur

In dit verband is een soepele communicatie-infrastructuur van bijzonder belang. Het bedrijfsnetwerk moet beslist alle gegevensoverdrachten of zelfs video- en telefoonconferenties probleemloos aankunnen en een vlot verloop garanderen.

Gegevensbeveiliging

Natuurlijk is gegevensbeveiliging bijzonder belangrijk op een digitale werkplek. Betrouwbare inhoud en alle bedrijfsgegevens moeten daarom in de cloud optimaal beschermd en versleuteld worden om gegevensdiefstal te voorkomen. Natuurlijk mag informatie over werknemers, zoals loonstrookjes, ziekte- en verzuimgegevens of andere belangrijke gegevens, niet toegankelijk zijn voor onbevoegde derden. Dit geldt niet alleen voor externe kijkers, maar ook onder collega’s.

Gebruiksvriendelijke interface

De gebruikersinterface is een andere eis waaraan een digitale werkplek absoluut moet voldoen. Als werknemers, ondanks een centraal platform, uren moeten zoeken naar gegevens en informatie en er geen logische structuur op de werkplek is, heeft deze vorm van Werk 4.0 natuurlijk geen zin. Een duidelijke structuur is uiterst belangrijk om efficiënt en snel te werken.

Verder moet de werkstroom van de medewerkers vereenvoudigd worden door geautomatiseerde vrijgaven voor diverse processen of herinneringsfuncties. Bovendien moet elke werkplek zo individueel mogelijk ontworpen kunnen worden. Persoonlijke dashboards zijn daarom minstens zo belangrijk.

Welke hulpmiddelen zijn belangrijk voor een digitale werkplek?

Om wat dieper op de zaak in te gaan, zijn natuurlijk nog meer eisen nodig om de werkplek van de toekomst zonder problemen en met de juiste toepassingen te kunnen gebruiken. Een digitale werkplek moet rekening houden met de behoeften van elke werknemer en hem alle hulpmiddelen en diensten bieden die hij nodig heeft om te werken…

Natuurlijk zijn basis- en mobiele hulpmiddelen zoals een agenda, e-mailprogramma, contactenlijst belangrijk om mobiel te blijven en alle hulpmiddelen met één toepassing te dekken.

Het beheer van to-do lijsten en werkstromen kan sterk vereenvoudigd worden met Trello, bijvoorbeeld, en Evernote is geschikt voor het delen en maken van notities.

Een van de bekendste hulpmiddelen voor het gebruik van een digitale werkplek is VMware, een intelligent platform om gegevens en diverse toepassingen vanaf elke plaats beschikbaar te maken. Een digitale werkplek op basis van Microsoft 365, met zijn talrijke toepassingen voor alle delen van het bedrijf, versterkt ook de samenwerking en maakt meer flexibiliteit mogelijk. Zelfs vakantieplanning en reiskostenboekhouding kunnen gedigitaliseerd worden met Microsoft 365 hulpmiddelen.

Vooral sociale netwerken zijn essentieel voor een soepele samenwerking en een voortdurende uitwisseling van informatie, sleutelwoord sociale samenwerking. Dit betekent samenwerken in teams of aan projecten met behulp van elektronische media. In virtuele werkruimtes zoals de messenger dienst Slack kunnen teamafspraken over verschillende projecten aanzienlijk verbeterd worden. De uitwisseling van informatie verloopt ook vlotter en processen kunnen natuurlijk sneller worden afgerond. Bovendien kunnen in zulke virtuele werkruimtes documenten en gegevens ook snel en gemakkelijk gedeeld worden met alle medewerkers die bij het proces betrokken zijn.

Chat portalen zoals Slack kunnen samenwerking enorm vereenvoudigen. (Image source: unsplash.com / Stephen Phillips)

Last but not least is de implementatie van zogenaamde unified communication diensten, bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom of Skype Business, een belangrijk hulpmiddel dat veel bedrijfsprocessen kan versnellen. Vooral voor afdelingen die voortdurend in contact staan en uitwisselen met klanten, moeten dergelijke communicatiediensten beslist beschikbaar zijn om ervoor te zorgen dat de medewerkers bereikbaar zijn. Maar zulke toepassingen zijn ook een groot voordeel voor de onderlinge communicatie en kunnen afspraken aanzienlijk versnellen.

Als zulke diensten gebruikt worden, zijn alle contactgegevens van collega’s en werknemers, klanten of zakenpartners en leveranciers via de digitale werkplek toegankelijk en met één klik te bereiken. De ondersteuning van beeld en geluid voor video- en telefoonconferenties, maar ook chatten of scherm delen kunnen nuttige functies zijn om de communicatie te verbeteren.

Welke nadelen kunnen ontstaan door een digitale werkplek?

Het is natuurlijk duidelijk dat een digitale werkplek niet alleen maar voordelen heeft. Ten eerste kan tijd- en plaatsonafhankelijk werken en voortdurende bereikbaarheid al snel leiden tot een verhoogd stressniveau of extra werk voor de werknemers.

Werkplaats 4.0 kan een extra belasting zijn, vooral voor werknemers met een lang dienstverband of oudere werknemers, die gewend waren hun werk snel gedaan te krijgen zonder digitalisering en dergelijke. Dit kan ertoe leiden dat het werk door zulke technologieën niet versneld, maar vertraagd wordt, waardoor het werk inefficiënt wordt.

Ook als de gegevensbeveiliging niet volledig op orde is of het bedrijfsnetwerk zo’n platform niet kan ondersteunen, wordt werken op de werkplek van de toekomst een lakmoesproef voor ieder individu. Als toepassingen of systemen door de werknemer niet goed gebruikt worden, komt het werk natuurlijk tot stilstand.

Daarom moet alles grondig gecontroleerd worden voor je een centraal platform in gebruik neemt. Vooral IT speelt hierbij een belangrijke rol en moet daarom beslist geraadpleegd worden.

Hoe kan een digitale werkplek geïmplementeerd worden?

Er zijn veel interfaces en processen nodig om met succes een digitale werkplek in het eigen bedrijf in te voeren. We gaan hier echter alleen in op de basisstappen die essentieel zijn voor een succesvolle transformatie.

Werk projectdoelen uit

Alvorens de invoering van een digitale werkplek te bespreken en het hoe te bespreken, is het eerste waar we ons op moeten richten het waarom. Het is belangrijk vast te stellen wat een digitale werkplek de onderneming oplevert en hoe deze meerwaarde kan bijdragen tot het bereiken van het doel van de onderneming.

Welke processen moeten door de invoering van een digitale werkplek verbeterd en ondersteund worden? Hoe kan de digitale werkplek de individuele werkstappen concreet verbeteren? Tot welk resultaat moet de systeemombouw op de lange termijn leiden?

Om precies te zijn moet een soort bedrijfsplan uitgewerkt worden dat vooral ook de inspanning en de voordelen vergelijkt, want de transformatie naar een digitale werkplek is een mammoetproject dat grondig doordacht moet worden. De doelen moeten zo duidelijk geformuleerd worden dat ze ook tot aanvaarding door de werknemers leiden en er een echte meerwaarde uit te herkennen valt.

Voordat de digitale werkplek in een bedrijf wordt ingevoerd, is gezamenlijke projectplanning nodig. (Image source: 123rfcom / Dmitrii Shironosov)

Communicatie

Het belangrijkste aspect van zo’n verandering is de betrokkenheid van en de communicatie met de werknemers. De voordelen van de digitale werkplek voor de bedrijfsprocessen en het werk van elk individu moeten duidelijk en begrijpelijk worden meegedeeld, zodat er draagvlak voor zo’n project ontstaat.

Bovenal is het belangrijk rekening te houden met de wensen en suggesties van de werknemers en de processen daarop af te stemmen. Misschien hebben afzonderlijke afdelingen concrete wensen of suggesties over hoe werkprocessen versneld en vereenvoudigd kunnen worden, want natuurlijk moet Werkplaats 4.0 een verbetering betekenen van het dagelijkse werkleven, vooral voor de werknemers.

Invoering van de digitale werkplek

De invoering van een digitale werkplek gebeurt niet van de ene dag op de andere en is een langetermijnproject, dat een goede planning en organisatie vereist. Daarom moet men eerst stap voor stap te werk gaan en aanvankelijk alleen de meest belangrijke functies aan de werknemers ter beschikking stellen.

Zo krijgen ze voldoende tijd om zich vertrouwd te maken met de toepassingen en te wennen aan de nieuwe manier van werken. Communicatie moet nu ook steeds meer via het digitale platform gebeuren, om er een gewoonte van te maken. In principe echter moet het evenwicht tussen face-to-face ontmoetingen en digitale conferenties nog steeds bewaard worden.

Opleiding van werknemers en leren op de werkplek

Om alle werknemers in staat te stellen de nieuwe werkplek optimaal te gebruiken en de processen te begrijpen, is voldoende opleiding van alle afdelingen uiterst belangrijk. Als iemand niet overweg kan met het ontwerp en de structuur van de gebruikersinterface, kunnen de voordelen van zulke systemen natuurlijk niet ten volle benut worden.

Opleidingen kunnen zowel in persoon als al via het nieuwe systeem plaatsvinden; een digitale werkplek dient immers ook voor de uitwisseling van informatie en kennis en wordt niet zelden ook als e-learning platform gebruikt. Het is echter belangrijk om voor technische moeilijkheden of vragen verschillende contactpersonen aan te wijzen die de werknemers tijdens de beginperiode van de omschakeling op het systeem zullen bijstaan.

Verander de mentaliteit op de lange termijn

Na een geslaagde omschakeling en invoering van de digitale werkplek is het op de lange termijn vooral belangrijk om acceptatie en samenhang te bereiken. Want juist deze manier van werken gedijt er bij dat iedereen samen optrekt en processen winstgevend gebruikt – ongeacht de manier waarop.

Het gebruik van het werkplatform moet voortdurend geoptimaliseerd worden, en het is van essentieel belang dat gereageerd wordt op suggesties of voorstellen tot verbetering van de werknemers, want er is altijd ruimte voor verbetering. Vaak realiseer je je pas tijdens het werken dat dit of dat misschien beter op een andere manier zou kunnen werken.

In dit verband is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat alle medewerkers het nieuwe systeem ten volle gebruiken en niet uit gewoonte voor elke stap naar de volgende afdeling gaan om vragen en wensen persoonlijk te verduidelijken. Dit is nu in de eerste plaats waar de digitale werkplek voor dient. Zoals reeds gezegd, is het belangrijk een evenwicht te bewaren tussen traditie en verandering.

Conclusie

De digitale werkplek kan wel eens de werkplek van de toekomst worden, op voorwaarde natuurlijk dat het bedrijf aan alle eisen voldoet. Een logische gebruikersinterface, een sterk bedrijfsnetwerk en de garantie van gegevensbescherming zijn de belangrijkste criteria voor een soepel proces. Alleen dan kan Werk 4.0 het bedrijf ook alle voordelen brengen die bij zo’n verandering horen.

Ook werknemers kunnen bijzonder profiteren van de digitale transformatie en hun eigen maar ook gezamenlijke werkprocessen efficiënter en gemakkelijker maken. Communicatie en het juiste gebruik van de verschillende toepassingen zijn hier het allerbelangrijkste. Daarom moeten alle medewerkers voldoende opgeleid worden in het nieuwe systeem. Daarnaast is de invoering van flexibele werktijdmodellen en mobiele werkmethoden natuurlijk ook belangrijk om het doel van een digitale werkplek te bereiken.

Ook voor bedrijven is de invoering van een centraal werkplatform en de digitalisering van hun processen in deze tijd onontbeerlijk, en dat zal binnenkort ook zo zijn. Ze kunnen vooral profiteren van verbeterde processen en dus, uiteraard, van een grotere tevredenheid van de werknemers en ook van de klanten. Om te overleven in de concurrentie om arbeidskrachten is het aanbod van zo’n werkvorm natuurlijk net zo belangrijk en mag niet veronachtzaamd worden.

Beeldbron: pixabay.com / Free-Photos

Waarom kun je me vertrouwen?

Recensies